Organiser et planifier un mariage à distance relève souvent du défi. Il faut en effet avoir beaucoup de rigueur pour pouvoir s’organiser de façon efficace afin de ne rien oublier pour le jour J. Ainsi, cela se complique davantage si vous êtes loin de votre moitié. Travail, décalage horaire, vos rythmes de vie sont différents et compliquent parfois l’organisation de votre mariage. Si vous vivez loin du lieu de mariage, cela peut également compliquer l’organisation car vous ne vous trouvez pas sur place afin de prendre connaissance des lieux. La découverte et la rencontre des prestataires peut également s’avérer plus complexe. Mais pas de panique… Tout cela est bien possible à distance !
Le tout est de bien s’organiser en prenant en compte les facteurs pouvant potentiellement retarder votre programmes à cause de la distance. Valérie Ruiz Wedding vous donne ses meilleurs conseils afin d’organiser votre mariage à distance et en toute sérénité !
Définir les étapes de l’organisation de votre mariage à distance
Le plus important pour l’organisation de votre mariage à distance est de définir les différentes étapes. Ainsi, ces étapes sont les mêmes que pour une organisation traditionnelle (1). En effet, il vous faut tout d’abord établir une date pour la cérémonie. Cette tâche peut s’avérer être la plus compliquée car il faut prendre en considération un certain nombre d’éléments. En effet, cela concerne la période de l’année à laquelle vous souhaitez vous unir ; le calendrier du lieu que vous avez choisi, afin qu’il soit disponible pour votre date ; mais aussi les disponibilités de vos proches afin qu’ils soient tous présents ce jour-là. Dans la même dynamique, établissez la liste des invités et demandez à votre moitié de faire la même chose.
Une fois cela réalisé, partez à la recherche des prestataires adaptés à vos attentes et à vos envies. Les choix du lieu, du traiteur, du fleuriste, du chef pâtissier, des musiciens ou DJ doivent vous ressembler et correspondre à ce que vous imaginez. Une grande diversité d’offres vont vous être proposées dans le cadre de vos recherches, c’est pour cela qu’il est important de bien délimiter ce que vous souhaitez. Ainsi, vous finirez par dénicher l’équipe mariage parfaite et répondant à toutes vos volontés pour le plus beau jour de votre vie.
Se donner plus de temps que pour une organisation classique de mariage
L’un des aspects qui diffère d’une organisation traditionnelle est le temps. Ainsi, la distance vous demande plus de temps et de ce fait des délais plus importants pour les différentes étapes de votre programmation. En effet, la communication est moins facile entre les prestataires et vous-mêmes. Il faut donc prévoir d’agrandir les délais et de ce fait bien organiser les échéances attendues. De plus, si vous êtes loin de votre moitié, vous devez également lui faire valider vos choix au fur et à mesure, pouvant rajouter un petit délai supplémentaire à la prise de décision finale.
N’ayez donc pas d’appréhensions si votre organisation est un peu plus longue qu’une organisation classique. Il vaut mieux prévoir plus large que nécessaire, plutôt que se retrouver trop juste dans les délais. Vous aurez donc tout le temps nécessaire pour organiser les choses à votre manière.
Répartir les tâches et se fixer des dates butoirs pour débriefer
Élaborer un rétroplanning peut s’avérer nécessaire pour une planification bien organisée et bien suivie. C’est déjà fortement recommandé pour une organisation de mariage traditionnelle. Avec un mariage à distance, le rétroplanning devient un élément clé. Ainsi, se fixer des dates butoirs permet de se motiver et de respecter des délais précis. En effet, plus on avance dans le temps, plus la date du grand jour arrive. C’est pour cela que vous ne devez pas perdre trop de temps, afin de ne pas vous stresser et vous créer des angoisses inutiles. Vous devez également jongler entre votre vie active et la préparation du mariage, alors votre calendrier deviendra votre meilleur ami.
N’hésitez-pas à faire appel à vos proches ou à un wedding planner si vous sentez que vous n’arrivez plus à respecter vos prévisions. Ils seront là pour vous épauler mais également vous donner un oeil neuf sur des choses que vous pouvez oublier.
Bien s’organiser et utiliser les bons outils pour planifier son mariage quand on est loin l’un de l’autre
Organiser un mariage à distance, loin de votre chéri(e) n’est pas une tâche simple. Néanmoins, cela est loin d’être impossible ! Il existe de nombreuses astuces et outils pour avancer ensemble bien que géographiquement séparés. Ainsi, chacun de votre côté, vous pouvez lister, organiser et collaborer malgré la distance qui vous sépare.
Les outils collaboratifs deviendront alors vos plus grands alliés pour suivre l’avancée de votre mariage. Et cela même si vous n’êtes pas disponibles aux mêmes horaires. Les plateformes telles que Google Drive ou encore le Cloud vous permettent de partager toutes les informations concernant votre mariage : rétroplanning, listes et coordonnées des différents prestataires, idées et ambiances…
De plus, je vous conseille de créer une conversation spécialement faite pour parler du mariage. Elle vous permet de distinguer cette conversation de vos conversations habituelles sur les réseaux sociaux. Ainsi, vous avez un suivi sur une seule et unique conversation, regroupant des idées, photos, contacts potentiels. Vous pouvez donc plus facilement vous y référer sans être pollués par les échanges du quotidien. Il existe également des plateformes afin de lister vos tâches à réaliser, telles que Trello par exemple. Cela permet d’avoir vos listes organisées et partagées et ainsi ne rien laisser au hasard.
Faire appel à un wedding planner pour déléguer l’organisation de votre mariage à distance
Malgré tout, organiser votre mariage à distance n’est pas facile et peut être une réelle source de stress. Le mieux étant d’avoir au moins une personne sur place, connaissant le lieu de votre mariage mais également les différents prestataires de la région. Ainsi, faire appel à un wedding planner peut vous permettre de vous concentrer uniquement sur les tâches que vous pouvez gérer à distance, tout en vous assurant que tout est fait dans les règles de l’art sur place.
Votre organisateur de mariage vous permettra de faire le lien entre les prestataires et vous. Il s’attachera à vous donner exactement ce que vous voulez pour le plus beau jour de votre vie. Ainsi, il vous apportera soutien et aide et vous allégera de certains poids. Vous pourrez alors profiter de votre organisation de mariage, sans les mauvais côtés.